信息时代的数字档案管理

信息时代的数字档案管理
胡军

摘 要：时代的发展与计算机网络的广泛应用为档案的数字化带来契机，数字档案管理的各方面均呈现出数字化电子化的趋势。本文以武汉市政工程设计研究院有限责任公司的数字档案系统为例，介绍了数字档案的强大功能及建立数字档案系统的必要性，浅析了档案信息计算机管理系统建立的功能需求及必须做好的几项工作。
关键词：数字档案 管理系统 建立

一、序
二十一世纪是一个数字化、网络化和知识经济的社会，以计算机和软件为核心的数字化技术将广泛渗透到相关领域，也为档案的“数字化”带来契机。数字档案工作者的研究对象也从有形实体扩展至数字代码，工作环境从现实空间扩展至虚拟空间，管理方式也必将从传统模式转换为基于网络的现代模式。
二、数字档案管理的发展趋势
1、文件材料存贮的电子化
从形成过程看，随着计算机办公自动化和辅助设计的普及，文本、表格、图形、图像等都以电子文档的形式保存下来，电子文件成为日益重要的信息资源。从存储介质看，硬盘、软盘、磁带、光盘等新型存储设备具有容量大、占用空间小、调用修改方便等优点，为电子化档案的保存提供了有利的条件。电子化档案将最终彻底改变档案资料、库房设施的传统观念，建立起全新的电子档案管理体系。
2、数字档案管理过程的计算机化
传统的档案管理模式是手工登记、著录、编目、造册、检索，只能按类别、年份进行比较粗的分类，标准性差。建立计算机管理系统，可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化，将大大提高档案管理的工作效率。
3、数字档案信息检索的自动化
档案工作的重要性之一就是归档资料的查询和利用。传统管理方式下只能按照归档的分类方式进行固定模式、固定条件的简单查询，检索条件简单，查询结果也比较单一。实现计算机管理后，可以进行任意条件的查询，可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，可以检查查询目标进行宽范围的模糊查询，还可以根据主题词、关键字进行全文检索，将极大地提高档案信息查询的检全率和检准率。
4、信息流通的网络化
信息社会的特征就是网络化，网络是跨越地域界线的“高速公路”，信息则是网络中流动的血液，计算机网络极大地促进了信息的流通和知识的传播。传统的档案管理是在档案馆进行封闭的静态管理，随着计算机管理的和网络应用的普及，档案管理将逐步融合于网络环境的大家庭，利用网络进行过程管理、借阅管理和信息发布，使得档案信息越来越大众化。
三、武汉市政工程设计研究院有限责任公司的数字科技档案系统
数字科技档案是数字形式载体的档案，它是计算机业务应用系统在运行过程中产生的电子文件。武汉市政工程设计研究院有限责任公司的档案数量庞大，据统计，我公司2001年~2003年的纸质科技档案为3111册，2004年~2006年为3801册，而2007年~2009年为6016册，可以看出，纸质科技档案的数量呈逐年递增的趋势，为了便于管理和统计，数字档案系统亟待建立。数字档案系统是具有管理数字档案能力的一个系统，是建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。我公司的数字综合档案室与传统意义上的综合档案室相比，有着很大的不同，它利用现代化技术将各类传统介质的档案进行处理并转化为数字信息；服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递；各种载体的档案资料将以数字形式存在于档案室这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便地利用信息资源；通过统一规划的、标准的、规范化的数据结构，各部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换。并且，它还可以对信息进行分析和重组，从而进一步提供更深层次的服务。
国家档案局曾明确提出：要加快现有档案的数字化进程，建设完善一批内部局域网，有条件的档案馆（室）要实现馆（室）藏开放档案目录的网上查询和浏览服务。我公司的档案室作为重要档案资料储存、利用和咨询服务的信息中心，为能充分发挥其档案丰富的资源作用，必须建立一套数字档案系统，更好地为武汉市的市政建设和管理以及公司的技术进步服务。
四、 如何建立档案信息计算机管理系统的功能
1、系统分析
档案信息作为企业知识库的重要组成部分之一，对整个企业的未来发展起着极为重要的作用，尤其像我们这样的工程设计企业。设计成果最终会归于档案信息系统里，其目的除了满足档案管理所需的日常操作外，更核心的就是要提高已有档案信息的利用率，实现企业档案信息资源的良性循环，推动企业向前更好地发展。
我公司档案信息计算机管理系统是一个基于企业局域网的信息管理系统，系统用户包括设计人员、项目管理人员和档案管理人员等。
2、软件功能
档案信息计算机管理系统的功能大致可以分为三个层面的内容：
第一个层面（档案信息管理层），旨在为档案管理人员提供档案信息的增删改和统计功能；
第二个层面（项目信息管理层），工程档案信息一般都是以项目为单位的，项目作为一个树的树根，其枝叶就是该项目下的相关档案文件，此处系统应提供项目基本信息的增删改和统计功能，面向项目管理人员和档案管理人员；
第三个层面（档案信息应用层），为系统用户提供方便的档案信息查询（如允许按工程名称关键字、工程编号、工程负责人等信息查询）和下载功能（如提供批量打包下载的功能）。
3、 模块设计（如下图所示）

4、 需要考虑的问题
a.档案信息计算机管理系统除了前述的三个层面功能需求外，还有一个潜在的需求，就是为企业员工的绩效管理提供评估依据。主要是结合企业管理信息系统和项目管理系统来实现对设计人员、工程项目管理人员的工作情况的量化。
b.数字档案的安全问题。包含两个层面的内容：
一个是数字档案本身的存储安全，档案信息以数字化方式存储在服务器上（目前常见的有数据库存储方式和文件存储方式2种），如何保证数据不会因服务器硬盘硬件故障导致丢失，这是个关键性的问题。为了解决数据丢失的问题，可采取异地备份的方法。
另一个就是数字档案的使用安全。简单说来，就是如何保证自己的档案信息不被非法用户获取、使用、篡改、破坏。常见的解决方法有：在档案信息计算机管理系统里使用严格的授权机制、数字档案水印（保护版权）、数字档案加密（使得加密后的数字档案文件一旦脱离了企业安全环境后，自动失效）等等。
五、 建立档案信息计算机管理系统必须做好的几项工作
1、进行科学的管理
档案信息计算机管理系统是一个软件系统，如何用得好、有效，还必须通过科学的管理才能实现。就拿我院的实际情况来说，我们在档案的管理上，除了要求归入数字档案，还要求同时归入纸质档案，档案管理员在对数字档案进行验收操作时，是以交来的纸质档案为依据的，核对无误后就可以确认验收，然后集中进行整编归档入库。这样可以保证纸质档案与数字档案之间保持着一种“一致性”当解决了数字档案的安全等问题后我们将逐步取消纸质档案，真正达到提高工作效率和节约成本的目的。
2、标准化工作
档案管理有国家标准，我们在自己的档案信息计算机管理系统中采用的项目分类就是采用的国标的分类名、编号，其下就是一些具体的项目。项目的内容（也就是项目相关的电子文件）也进行了一定的分类，如按专业划分为：道路、排水、结构、景观等等。这样分类更便于对数字档案信息的利用。
为支持自动升级，更好的为设计人员提供服务，公司还制定了标准图框、专用字体，并引进了国家标准图库系统，由此保证在与其他设计单位合作时“接口一致”。
3、数据的采集工作
公司数字档案的采集工作是交给工程项目负责人来完成的，非参与项目的设计人员，因为设计人员如果参与数字档案的采集会带来因设计任务重而造成负担过重的后果。而由项目负责人采集数据最为合适，因为项目负责人能充当项目质量的把关人，而且一旦发现有问题，可以及时纠正。
总之，随着社会的不断进步，做好新时期的科技档案工作还会面临许多的困难和问题，利用计算机网络进行现代化管理的模式，实现信息现代化、管理科学化、资源利用最大化是大势所趋，我公司科技档案管理工作的明天会更好。