浅谈目标管理在园林档案管理中的作用

浅谈目标管理在园林档案管理中的作用
毛晓宏

摘要：园林档案是反映城市绿化事业发展变化的真实记录，由于种种原因，园林档案工作长期处于停滞状态，档案管理工作无人问津，自从开展档案目标管理以来，园林档案管理发生了巨大的变化，取得了明显的成效。笔者就近年来开展档案目标管理工作谈一些粗浅的认识。
关键词： 目标管理 园林档案管理 作用

一、开展档案目标管理是加强园林档案工作的根本出发点
档案工作是一项默默无闻的工作，长期以来，处于封闭和半封闭状态，给档案事业的发展带来了一些特殊困难，这主要表现在三个方面:1档案工作往往得不到应有的重视和支持，缺乏权威性，缺乏有效的管理手段。档案社会意识薄弱，档案管理部门不处在热线。2.档案工作没有纳入部门职责范围，工作的开展未形成制度，档案部门的作用和地位与档案工作的重要性存在着很大的反差。3.档案工作者由于长期处于封闭、半到闭的工作环境中，观念陈旧，封闭保守，社会活动能力和社会协调能力弱，与档案事业发展的要求存在一定的距离。作为特殊行业的园林单位，受园林工作性质决定，园林档案工作一直处于不规范状态，在下设15个基层单位中，有一半没有档案，根本谈不到档案工作的开展。档案工作者被遗忘，多数档案人员调离岗位改为从事其它工作，档案编制被削弱，不设定档案员的单位有之，80%以上为兼职档案员。为了适应改革发展需要，适应建设现代园林城市的要求，园林档案部门积极开拓，想办法，借鉴全国档案目标晋升级的方法，提出档案目标考核的工作思路，先后建立了档案室，配备了专职档案员，基层单位也全部设立了专（兼）职档案员。打开了档案工作的新局面。

二、开展档案目标管理，是加强园林档案工作的有效途径
档案目标管理工作就是在党和政府的领导和大力支持下，依照“考评办法”，通过“考评检查”来管理档案工作。通过开展目标管理，进一步推动了园林档案同经济和管理工作相结合，为科研、设计、生产一体化的发展穿针引线，架起互相沟通、互为渗透的桥梁。

三、开展档案目标管理，有力地促进了园林档案事业的发展园林档案事业的发展，需要各方面各种条件的保障。自从开展档案目标管理以来，普遍加强了园林档案自身的基础业务建设，促进了园林档案工作的全面发展，各单位、各部门领导关心、重视和支持档案工作的现象初见成效，档案管理经费的投入有所加强，档案保管条件得以改善，档案的开发利用成效显著，社会档案意识进一步增强，档案工作的社会地位明显提高，档案管理的整体水平上了一个新台阶。
一是领导重视，加大了投入。

开展档案目标考评，引起了各单位领导的高度重视和大力支持，年初将档案目标管理工作纳入总目标，并指派主管领导分管档案工作，成立了档案管理目标小组，负责完成档案目标的落实。同时积极想办法，筹储资金，改善档案保管条件，增加设备。

二是丰富档藏，提高案卷质量
由于历史原因，档案工作没有纳入部门职责范围，在处属15个基层单位中，1/3单位建立了档案，2/3的单位未建立档案，基础工作欠帐较多，仅存的档案中，案卷质量差的问题普遍存在。在目标考评期间，有条件的单位设立档案室，配备档案员，条件有限的单位也配备了兼职档案员，并对所有档案进行清理，积极补救了一些档案材料，严格按照科学标准进行整理、组卷，经过大量细致艰苦工作，各单位档案卷卷整洁，卷内目录准确无误，有系统的卷页号，分类清楚准确，案卷质量得到提高，挽救档案上干余卷，丰富了档藏。
三是建立各种制度，著录检索工具，改善办公环境
凡事离不开制度约束，要做好档案工作，必须要有档案管理制度保驾护航。由于历史的局限性，有些档案规章制度已逐渐不能适应园林日益扩展职能的需要，通过实行档案目标管理，进一步规范了档案管理工作，建立了24种制度，从档案预立卷直至档案的移交，有比较完整的制度措施。编制和著录了检索工具，不仅有簿册式、卡片式手工检索工具，还编制了全宗指南，总目录，分类目录，著录检索工具由单一走向全面，检索内容有浅入深，形成了一个全面揭示室藏内容的检索体系。依照档案目标管理考核要求， 实行三室分开，对档案库房严格管理，增添遮光窗帘，购置档案柜，有力地改善了办公环境。还积极开展档案编所和开发利用工作，编研资料4种，其中《包头园林〉一书成为园林工作的重要指导工具，开发利用效果明显，利用上百余次，受到各界的普遍好评。
综上所述，档案目标管理工作的开展，有力地强化了档案工作管理力度，开创了园林档案工作的新局面，对园林单位长远发展有着重要的意义。