以服务高校发展为根本 不断提高教学档案管理水平

　　摘要：随着我国高等教育事业的发展和教学改革的深化, 教学档案管理工作的重要性越来越明显。这就需要高等学校积极重视教学档案建设，使其更好地为学校发展提供保障。本文在分析了教学档案目前存在的普遍问题的基础上，对如何加强高校教学档案管理，更好地为高校发展提供服务进行了初步探讨。

　　关键词：高校;教学档案;管理

　　高校教学档案，是高校在教学工作中形成的历史记录和教学成果的具体表现，是高校历年发展成果的真实展现，是广大师生员工辛勤劳动的结晶，是教师教学科研的原始记录，是学生成长历程的真实反映。随着高等教育改革的不断深入，高校更应重视教学档案的建设，充分发挥其在高校教学管理中的作用，使教学档案更好地为高校发展服务。

　　一、教学档案在高校管理中的重要作用

　　1、教学档案管理是高校档案工作的核心。

　　高校各项工作的重心是教学，作为反映学校主要活动的教学档案，已然成为学校档案工作的核心。教学档案源于学校的教学过程、教学管理以及教学研究实践活动，是高校各项教育教学实践活动的第一手资料，是高校教学活动的真实记录，反映学校各项教学管理措施的贯彻情况，记录了广大教师的教学职业生涯及千千万万学生在校时的成长历程。搞好高校教学档案管理，既是高等学校整个教学工作的重要组成部分，又是学校档案管理工作的重要组成部分。

　　2、教学档案是提高高校教学管理水平、深化教学改革的重要参考依据

　　教学档案是教学活动信息和成果的载体。高校为了提高办学水平、改善办学条件和提高学校的综合实力,就需要不断地总结经验、吸取教训，在原有的基础上加以完善和提高，教学档案无疑对教学研究提供了依据和条件。教学管理部门也可通过大量的教学档案信息，科学拟定教学工作计划，做好各教学环节的协调和管理工作。

　　3、做好教学档案收集工作，是迎接教学水平评估的必要条件

　　教学档案是教学评估的基础和依据，在教学水平评估中具有特殊地位和重要作用。教育部在对高校进行教学评估时，无论教学评价指标体系如何确定，专家评估组最终都要凭借大量的档案资料进行检查分析，以便对高校的教育教学质量、管理水平和办学条件等做出客观、公正、全面的评价。所以，如果没有完好的教学档案，教学水平评估只能是纸上谈兵。

　　4、做好教学档案管理，对师资队伍建设及人才培养起到积极作用

　　教学档案真实全面地记录了高校历年的教学成果，许多年轻教师可以参考历年的教学档案资料，不断借鉴已有教师的经验教训，吸收传授知识的精髓，在原有基础上不断优化教学模式，改进教学方法，使高校的教学水平逐年提高。另外，教学档案还可以为考核教师教学工作情况提供可靠的依据，成为教师聘用、晋级、评职、评奖等工作的原始凭证。

　　教学档案中还比较全面地记录了学生在校期间的学习成果、奖惩等状况，用人单位通过教学档案的记载，深入了解聘用人员情况，量才录用，调动各类人才的积极性和创造性。

　　5、教学档案的法律凭证作用

　　凭证作用是档案的共同属性，高校的学籍档案也不例外。学籍档案真实系统的记录了学生在校期间的学习、奖惩情况，对学习成绩和学历起到准确的法律凭证作用。

　　二、目前高校教学档案管理普遍存在的问题

　　1、档案意识不强，教学档案质量不高

　　大多数高校没有树立正确的档案管理观念。部分高校领导不同程度地存在对档案工作不重视的情况，从而造成整个学校档案的宏观控制和微观管理存在一定问题。高校的许多部门也存在一种错误观念, 认为档案收集、保管只是档案部门的事, 与自己部门无关，对相关的归档要求不关心，还有许多人对档案管理工作的认识不足, 甚至对归档工作持抵触态度，认为教学科研成果是自己在教学过程中产生的，不愿归档，认为理应由自己保管。另外，教学档案很多都是从二级学院产生的，但许多高校二级学院里一般不设专职档案员，兼职档案人员大都未受过专业培训，主要精力又集中于教学管理和其它日常事务，对档案归档意识不强，使平时产生的教学档案不能及时系统的进行整理归档，致使教学档案的连续性、完整性、系统性缺失，影响了教学档案的归档质量，从而影响整个学校教学发展的步伐。

　　2、档案信息资源开发力度不够

　　目前, 教学档案信息资源在开发利用上依旧以纸制存档的管理模式进行管理, 不仅使档案管理人员工作繁重，工作效率低下，更直接导致教学档案资源利用严重滞后。尽管现在高校已普及电脑办公，日常形成的各类文件均已实现数字化和网络化传输应用，但在实际工作中，各高校档案部门对于日常形成的教学档案还是以纸制档案存档为主，数字化存档仅停留在案卷级、文件级目录的检索，全文查找及阅览还需翻阅纸制文件。二级学院之间的教学档案管理更是互相封闭, 难以借鉴和交流，校与校之间就更难以实现资源共享，导致了教学档案信息资源在一定程度上的浪费和闲置。如何有效地使用和管理与纸质文件相对应的电子文件, 减少输出纸质文件对资金和资源的消耗，是现代档案管理面对的紧迫课题。

　　3、档案制度不健全，人员职责不明确。

　　各高校普遍存在归档制度不完善现象。学校在制定教学档案管理制度过程中,只是根据目前学校发展，规定了一些需要归档的文件材料及归档时间、要求，而没有相应的奖惩措施。或归档范围中规定的内容过于抽象, 档案材料的形成对象和移交对象不够明确, 执行起来有难度, 导致部门之间相互推诿责任。这就造成了二级学院档案人员对归档工作不重视、得过且过心里严重。

　　另外，各教学单位将精力过于集中于教学活动本身, 而忽视了教学材料的收集工作, 加之教学管理制度的不健全、不落实、人员安排不到位、经费投入不足等,也导致教学资料管理处于无序状态，造成教学档案材料不齐全、不完整。

　　三、针对高校教学档案存在问题，积极采取应对措施，更好地为高校教学科研建设服务

　　1、树立正确的档案管理理念，加强档案宣传

　　高校应重视档案建设工作，将档案工作纳入学校发展规划及校级领导分工之中，使档案工作健康有序发展。档案部门应加强档案宣传工作力度，为档案事业与学校各项工作协调发展创造良好的舆论氛围。学校应开展形式多样的档案法制宣传教育活动，如制定学校档案宣传周，定期举办档案宣传展板，组织教师学生学习收听收看档案相关知识，营造全校教师学生的档案认识和法律意识，只有这样，才能使档案工作得以健康有序进行。

　　2、规范档案管理制度，加强档案管理力度

　　高校要想做好档案管理，首要一点就是要规范档案管理制度，让学校上下，对档案的收集整理有法可依，有章可循。学校应根据教育部颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》要求，结合本校实际工作情况，制定适合本校的档案管理规章制度，并随时根据学校发展变化做相应调整，以适应学校发展步伐，为学校建设提供有力保障。

　　首先，要明确各级各类人员的职责和任务，制定定期检查验收、奖惩制度，每年进行一次总结表彰，对于存档积极的单位及个人给予表扬和奖励，对于档案意识淡化的单位个人给予通报批评。对于教学档案的收集，档案管理部门要定期到各教学单位进行档案验收，随时发现问题随时处理，形成教学档案管理的公共大环境，逐步提高二级学院对档案归档的意识和质量。

　　其次，要建立建全档案归档范围，学校档案部门要拟定适应本校实际发展情况的归档范围，全校各归档部门依照归档范围进行收集相应的档案材料，这样，才能使学校档案不断完整和完善。

　　3、利用现代化管理手段，充分发挥教学档案的作用

　　实现教学档案工作现代化管理，是高校教学档案发展的必由之路。档案部门应从传统纸质档案的管理方式逐步发展到利用现代化先进的管理手段进行档案的收集整理。教学档案有其形成的自然规律，档案部门应遵循教学档案的实时性和成套性原则，定期检查和收集教学档案，对于教学档案应实行电子载体与纸质档案双轨制存储。现在许多高校都已通过校园网络进行文件传输和发布，档案部门可以在教学文件正式生效的同时进行电子文档的实时收集，这样可以节省收集时间，简化繁杂的过程，并有效地防止文件材料的遗漏。对于教学档案中学年或学期教学活动所形成的周期性文件材料，则应在学年或学期末将形成文件材料的电子文档及时归档。另外，档案部门可以联同教学管理部门，对学籍库、成绩库等进行联机管理，实现教学档案资源共享。并根据实际情况，可以提供部分教学档案信息在一定范围内资源共享，以实现教学档案信息的远程服务，充分发挥档案的利用价值。

　　综上所述，教学档案管理是一项具有长期性和整体性的系统工程，面临着新的挑战和发展机遇，学校上下必须同心协力，明确目标，整体规划，加快发展步伐，不断强化档案管理意识，充分利用现代化管理手段，构筑一套全新的教学档案管理模式，推动学校档案工作的改革与发展。

　　参考文献

　　[1]陆翠萍;《从教学档案的使用功能看教学档案的重要性》[J];重庆交通学院学报;2006(12)

　　[2]龙天权;《高校教学档案管理现状及对策》[J];江西图书馆学刊;2009(4)

　　[3]巫彩云;《加强高校教学档案科学管理与利用的思考》[J];盐城工学院学报;2009(6)