做好新时期行政办公室工作的几点思考

　　摘要：随着社会的变革和市场经济发展，行政办公室工作的地位和作用日显重要，其要求也越来越高，决不是仅仅限于文件的转转发发，来人接待等此类琐碎工作了。本文就如何充分发挥行政办公室职能作用，不断提高服务内涵和提高服务质量等谈谈自己的认识。
　　关键词：办公室；行政工作；服务质量
　　办公室作为一个综合的、全面的办事机构，既担负着执行、调研、智囊等宏观管理职能，又担负着文件起草、督办协调、业务接待、通讯收发等微观服务任务，是一个单位承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”。新的形势对办公室强化政务、搞好事务、规范服务等方面提出了更高的要求。结合工作实际，笔者就做好新时期的办公室行政管理工作进行了一些思考。
　　1做好办公室工作，必须要有强烈的服务意识
　　行政机关办公室的工作性质决定了其各项工作的开展，都应把为本单位、本部门工作全局服务作为自身工作的出发点和落脚点。因此，办公室工作人员只有树立强烈的服务理念，才能履行好自身职责。
　　一是为企业服务的意识。树立为企业服务的意识，就是要站在促进先进生产力发展的高度，来调整思想状态，把企业需求作为办公室政策研究和档案管理工作的着眼点和着力点，“多出主意少摇头”，为支持企业改革和发展尽心尽力。当前，特别是要会同各职能科室深入企业调查研究，了解企业需求，本着“多架立交桥，不设障碍栏”的原则，在不违背国家有关规定的前提下，积极探索新方法，支持企业发展的有效途径，提出有价值的建设性意见，为制定政策提供依据，从而为企业发展创造一个良好的外部环境。
　　二是为群众服务的意识。树立为群众服务的意识，就是要把群众“满意不满意，高兴不高兴，赞成不赞成，拥护不拥护”作为工作的标准，把党的宗旨落实到办公室的具体工作之中。
　　三是为基层服务的意识。树立为基层服务的意识，就是要心系基层，着眼基层，把基层的困难当作自己的困难，真心实意地为基层办实事。
　　四是为科室服务的意识。机关各科室是一个系统或单位的关键部位，是各项业务工作的推动者和组织者。树立为科室服务的意识，就是要摆正自身位置，把办公室工作融入机关整体工作之中，既要讲明确分工，更要讲通力合作，形成机关工作的整本合力，促进系统工作的全面开展。
　　五是为领导服务的意识。树立为领导服务的意识，就是要确立对领导负责也是对工作负责的思想观念，充分发挥办公室的参谋助手作用，为领导决策服好务。不仅要通过妥善处理大量的事务性工作，使领导摆脱事务圈子，集中精力抓大事，而且还要自觉地站在全局的高度想大事、议大事，主动深入企业和基层调查研究，努力从大量的信息资源、调研材料中发现、捕捉有价值的形成具有前瞻性、指导性的综合报告、调研文章、经验材料提供领导参考，当好领导决策的参谋和助手。
　　2充分认识办公室工作的重要地位
　　办公室是一个单位的“窗口”，地位和作用非常重要。作为办公室人员，必须充分认识办公室的地位和作用，适应新的形势和任务的需要，努力提高自身的综合素质。一方面，从办公室的地位看，办公室是综合性办事部门，是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”，大量地、经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的。行政管理岗位担负着日常的办公室事务工作，尽管多是琐碎的事务、重复的服务，然而人们往往从这个方面来看待和评价单位的工作。比如，习以为常的电话接转，看似很简单，但它却是代表着联系内外、左右的单位第一形象，它有上级指示、有各种问讯、有情况反映等等，只有做到了既了解单位的整体基本情况，又注意讲话的态度、艺术，才能使来电者满意、信服。因此它不仅代表和影响办公室的工作，而且直接影响到单位的形象和威信。
　　另一方面，从提高办公室整体效率看，机关各业务部门只负责本业务系统的工作，而每一项工作的各个环节的合理、准确、及时的衔接，都要靠办公室综合协调、处理、解决。只有找准、认识到行政管理工作特定的位置和职能，才能牢固树立全方位服务观念，积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务．以良好的“窗口”形象，提高办事效率，促进办公室的各项工作有序开展。
　　
　　3正确把握办公室的行政管理职能
　　从行政管理的角度来看，办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作，面对的人员主要是领导和各部门工作人员。办公室的行政管理职能主要有四个方面。
　　(1)助手作用。办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果，对加强机关管理、维护正常工作秩序、保证工作质量起到组织、执行的重要作用。
　　(2)参谋作用。办公室人员要经常深入工作一缀，了解基层情况并听取意见、总结经验、提出改革建议，及时向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导参谋。
　　(3)协调作用。办公室在管理工作中的确需要负责协调工作，以维持正常的工作秩序，及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神，主动协调好各部门的关系。起着承上启下、联系内外的枢纽作用。
　　(4)保障作用。既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考及处理工作中的重大问题，又要同单位内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协办完成各项任务。
　　4提高办公室工作行政效率
　　效率原则是办公室工作的一项重要原则，要高效率、高速度地进行工作，主要有以下途径。
　　（1）目标准确。准确是办公室为领导决策服务的生命，要提高行政效率，正确的决策是成功的一半，而正确的决策来自于准确的数据和信息，这些数据和信息，必须做到准确无误，“差之毫厘、谬之千里”将会给领导决策造成重大损失。在日常工作中办公室要收集到准确的数据和信息，首先要建立一套完整、科学的信息系统。平时要经常深入科室，了解情况，动员职工为实现单位工作目标主动地创造性地工作，并认真听取职工的建设性意见，加上领导集体的智慧汇集而成的各种政令，这种既有集体智慧又有群众基础的政令执行起来，就可达到事半功倍的效率。
　　（2）快速及时。快速的行动，及时的反映，就是效率行为积极的表现。办公室工作涉及单位工作的方方面面，要处理好繁杂的行政事务，首先要树立快速服务观念，掌握反映及时的本领，采用处事果敢的手段。只有这样才能做到按照领导的要求，迅速办理应该办理的事，不拖拉，不怠慢，今日事今日毕。同时对发生的一些新情况，新问题，要注意跟踪分析和预测性论证，及时为领导提供政策性调整建议和解决制约全局关键性问题的措施。这种“快速及时”的服务，就可以防止领导在决策中的偏差，避免走回头路，大大提高工作的行政效率。
　　（3）科学分工、明确职责。建立合理的组织机构，根据任务来定岗、定员、定性、定责，做到明确分工，职责明确，同时赋予相应的权限，辅以奖罚严明的经济手段和思想教育，激发办公室工作人员的主人翁意识和敬业精神，从组织上、思想上、经济效益上来保证提高工作效率。
　　（4）依法行政，以德服人。依法行政，以德服人是相辅相成的。法制与道德作为上层建筑的重要组成部分，都是维护单位秩序，规范职工思想行为的重要手段，它们相互联系，相互补充。检查各项规章制度的贯彻执行情况是办公室工作的一项重要职责，规章制度执行的好坏，很大程度上决定于办公室的执法力度和示范作用。这种执法力度与示范作用又与办公室工作人员的法制意识和品德操行有直接联系，办公室工作人员做到身体力行，带头遵法，严格执法，以德服人，也将有利于提高行政效率。如果办公室人员都能做到处事七要，相信办公室工作的内外环境，将会有一个全新的改观，高质、高效的行政效率也就会在动态的行政管理活动中自然形成。