成人教育学生学信档案管理探讨-教育论文发表

成人教育学生学信档案管理探讨

肖肃萍

[摘 要] “学信档案”是学生个人信息档案的总称，是学生接受教育程度的信用凭证，成人教育的学生学信档案管理既存在一定难度，也容易被忽视，导致成人教育单位和受教育者本人一定程度上缺乏档案依据，社会效益和经济效益得不到体现，加强对成人教育学生学信档案管理非常重要。

[关键词] 档案管理 成人教育 学信档案 管理探讨

1. 充分重视成人教育学生学信档案的管理

1.1 学信档案是学生接受高等教育的信用凭证

“学信档案”是学生个人信息档案的总称，涉及学生的学籍、学历、招生、奖励、社会经历等信息，记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了学生在校期间德、智、体、美等方面发展状况，是一个人接受教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学生出国留学、单位招聘、工作晋升、求学深造、补办学历学位证明等等，都需要使用学信档案作为证明依据。而成人教育由于学员来源的广泛性、受教育时间的可塑性、完成学业的不定性、学习方式的灵活性、教育层次的多样性等自身特点，决定了学信档案管理的难度，导致受教育档案的缺失或不全时有发生，造成学生接受了成人教育情况得不到全面反映，影响学生个人的长远发展。

1.2 学信档案是学校开展高等教育的历史见证

随着我国高等学校教育改革不断深入发展，成人教育档案利用需求日益增长。一是成人教育学校对成人教育档案利用需求不断增长，如成人教育评估、扩大成人教育招生规模、调整专业设置、教学改革、教学研究等大量工作，都需要利用大量的成人教育档案，以借鉴以往办学成功的经验，获得准确的信息。二是有力证明了学校开办高等教育的办学历史、办学规模和办学水平以及成人教育的形式、层次等。

1.3 学信档案是单位确保量才而用的重要依据

学信档案是用人单位精心选才、合理用才，确保人尽其才、才尽其用的第一手资料。成人教育学生的学业状况、就读方式、学历层次、专业水平、毕业时间等都是用人单位需要了解和把握的，这些信息对学生今后的发展起着至关重要的作用，是学生晋升、晋职、重用的重要依据。用人单位一般对成人教育学生都持一定的怀疑态度，多认为读书是假、混文凭是真，没有真正地对自己进行能力和素质的培养，因而一位成人教育学生的质量如何，必须要通过学信档案向用人单位进行综合介绍，并予以推介。

2. 充分认识成人教育学生档案管理的难点

成人教育学生学信档案管理呈现四个方面难点，一是成人教育学生来源的广泛性加大成教学信档案管理难度，成人教育多为社会性学员，如在职在岗的工作人员、农村剩余劳动力、待业人员等，学员数量多、学历层次参差不齐，这些特点形成了高校成教学生档案材料复杂，数量大，涉及面广，管理难度大的状况。二是学生受教育时间的可塑性增加了学信档案管理成本，成教学生往往不能在规定的时间毕（结）业，且也不能按照规定的学时安排坚持上课，导致学生的学籍变动比较频繁，档案变动较大，档案管理年度增加，成本增大。三是学生学习方式的灵活性，成人教育学习方式灵活多变，学员可以选择函授、夜大、专业特色自考、专业证书后大专等不同的学习方式，同时还可以选择脱产、半脱产、不脱产的学习方式。且成教办学站点多，教育形式也呈多样化，这样导致管理分散, 动态频繁, 归档时间难以把握。四是接受教育层次的多样性，成人教育教育层次丰富，可以开展专科、本科甚至硕士、博士等学历教育，也可以根据岗位的需要进行岗位技能培训、转岗培训、职业教育、继续教育等非学历教育。导致档案管理的多重性、复杂性。

3. 充分做好成人教育学生学信档案的管理

3.1 提高学信档案管理意识是搞好学信档案管理的前提

成人教育学信档案管理工作未能得到应有的重视，这既有领导重视不够，也有工作人员管理不力，部分高校在实际工作中忽视学信档案的收集、整理、保管，导致学信档案内容不全，质量不高。特别是有些领导把成人教育看作是“挣钱机器”，能为学校挣来钱就是对学校发展最大的贡献。在这种思想指导下，追求办学数量而不求质量，强调结果而不重过程，淡化学信档案管理，如对学生的活动、奖励、科研不予登记，对学生不作综合评价等。学信档案不能全面反映学生在校情况，导致档案可利用、参考价值低，可信度不高，制约了学生的发展。因而领导应重视学信档案工作，在人员、经费、库房、设备等方面给予充分的保证，提高认识，严格要求，真正从思想上、行动上、制度上、人力上支持成人教育学信档案管理工作。

3.2 健全学信档案管理制度是搞好学信档案管理的根本

制度是保障。制定健全学信档案管理制度，有利于相关人员有章可循，在日常工作中随时做好档案管理工作。制度不健全或执行管理制度不严格，就会形成收上的材料不能及时建档、借出去的材料不及时归档、系级部门学信材料不及时送交等，产生需要什么就去相关部门讨要的被动情形，很不利于档案的及时整理和利用，难以发挥档案的应有职能作用，学信档案管理工作就难以到位。因此必须建立完善的档案管理工作制度，应本着“以学生为本”的原则，档案管理人员要按章办事，恪守职责，,重视成人教育学信档案管理，人人负责，层层把关，齐抓共管。

3.3 抓好学信档案资料收集是搞好学信档案管理的关键

学信档案的收集，首先要明确收集范围，做到全面而勿滥。要制定一份“档案资料收集明细表”，列出学信档案详细收集目录，发到有关人员手中，为做好收集工作打下良的基础。第二，收集工作应体现三个“有利于”，有利于学生、有利于学校、有利于档案利用。包括学生的来源信息、学习信息、奖励信息、毕业信息等。第三，收集中应做到“三抓”，即抓入学重点收，抓毕业集中收，抓特殊及时收。第四，收集要体现“三勤”、“三心”。三勤，就是手勤、腿勤、嘴勤。三心，就是热心、细心、耐心。扎扎实实做好档案收集工作。